障害福祉サービス事業所を運営していると、県などから「運営指導を実施します」という通知が届くことがあります。

初めて運営指導を受ける事業所では、「何を準備すればいいの？」「どこまで書類を確認されるの？」「不足しているものがあったらどうしよう」と、不安になることもあると思います。

運営指導では、人員配置や個別支援計画、報酬請求、虐待防止、身体拘束等の適正化、事故対応など、事業所運営に関するさまざまな事項が確認されます。

とはいえ、通知が届いてから手当たり次第に書類を集めればよいわけではありません。まずは通知書の内容を確認し、事前に提出する資料と、当日事業所に準備しておく資料を分けて整理することが大切です。

この記事では、静岡県の障害福祉サービス事業所を中心に、運営指導の通知が届いてから当日までに確認しておきたいポイントをわかりやすく解説します。

 

運営指導とは？

障害福祉サービス事業者に対する運営指導は、指定基準や報酬請求などについて確認し、必要に応じて指導を行うものです。

厚生労働省では、障害福祉サービス事業者等に対する運営指導について、サービスの取扱いや自立支援給付に関する事項などを確認する仕組みを示しています。

静岡県の指導方針でも、障害福祉サービス等の質の確保と、介護給付費・訓練等給付費等の適正化を目的として指導を行うことが示されています。

運営指導という言葉を見ると、「何か問題がある事業所だけが対象になるのでは？」と考えてしまうかもしれません。

しかし、運営指導は指定障害福祉サービス事業者等に対して行われる通常の行政指導の一つです。通知が届いたことだけを理由に、何らかの不正を疑われているということではありません。

一方、運営指導の中で著しい基準違反や不正請求などが疑われた場合には、監査へ移行することがあります。

通知が届いたら、最初に確認すること

運営指導の通知が届いたら、まず通知書を最後まで確認しましょう。

特に確認しておきたいのが、実施日時、実施場所、事前提出資料、提出期限、提出方法、当日に準備する資料、当日の出席者などです。

厚生労働省の運営指導に関するマニュアルでは、原則として実施予定日の1か月前までに通知する取扱いが示されています。ただし、虐待が疑われる場合など、事前に通知することによって通常のサービス提供状況を確認できなくなるおそれがある場合には、事前通知を行わず実施されることもあります。

通常の運営指導について通知が届いた場合には、まず提出期限を確認し、そこから逆算して準備のスケジュールを立てていきます。

担当者一人で抱え込まず、管理者、サービス管理責任者、請求担当者など、必要に応じて役割分担を決めておくと準備が進めやすくなります。

 

事前提出資料を準備する

静岡県では、運営指導を受ける事業所向けに事前提出資料などをホームページで公開しています。

必要となる書類はサービスの種類によって異なりますが、事業所の人員配置や勤務状況、報酬請求、個別支援計画などに関する調書のほか、安全対策に関するチェックリストや、主眼事項・着眼点確認結果記載様式などがあります。

そのほか、介護給付費等の算定に係る体制等状況一覧表、事業所の概要が分かる資料、平面図、組織図などが必要となる場合があります。

ここで注意したいのが、以前の運営指導で使用した様式や、他の事業所からもらった様式をそのまま使用しないことです。

様式や確認項目が変更されることもあるため、必ず運営指導を受ける年度の静岡県ホームページや、実際に届いた通知書を確認しましょう。

 

人員配置と勤務状況を確認する

運営指導では、人員基準を満たしているかどうかも重要な確認項目となります。

確認される書類としては、勤務予定表、勤務形態一覧表、出勤簿、タイムカード、雇用契約書、辞令、資格証、実務経験証明書などが考えられます。

ここで大切なのは、単に書類がそろっているかどうかではありません。

例えば、勤務形態一覧表では必要な人員を配置していることになっていても、実際の勤務実績と一致していなければ問題となる可能性があります。

管理者やサービス管理責任者、生活支援員、職業指導員などについて、誰が、どの職種として、何時間勤務しているのかを確認します。

複数の職種を兼務している職員がいる場合には、それぞれの職務にどの程度従事しているのかが分かるようになっているかも確認しておきましょう。

運営指導の通知が届いたら、勤務形態一覧表だけを見るのではなく、雇用契約書や出勤簿などの実際の勤務記録との整合性まで確認することが大切です。

 

個別支援計画は「完成した書類」だけを確認しない

個別支援計画についても、運営指導で確認される重要な項目の一つです。

確認する際は、完成した個別支援計画書だけではなく、その作成過程も含めて見直しておきましょう。

個別支援計画は、アセスメントを行い、原案を作成し、必要な検討を行ったうえで、利用者本人などへ説明し、同意を得て作成するという一連の流れがあります。

さらに、作成した後には必要に応じてモニタリングを行い、支援内容が適切かどうかを確認していきます。

そのため、運営指導の準備では、完成した個別支援計画書だけではなく、アセスメントの記録、原案、会議等の記録、説明・同意、交付、モニタリングまで確認できる状態になっているかを見ておきましょう。

利用者ごとに一連の流れを追えるようになっていると、運営指導当日の確認にも対応しやすくなります。

 

報酬や加算は算定根拠まで確認する

運営指導では、障害福祉サービスの報酬が適切に算定されているかについても確認されます。

サービス提供実績記録票や請求に関する資料などを整理するとともに、現在算定している加算について、算定要件を満たしているか確認しておきましょう。

加算によって確認する内容は異なります。人員配置が要件となっているもの、個別支援計画への位置付けが必要なもの、研修や会議の実施が求められるものなど、それぞれの加算に応じて必要な記録があります。

福祉・介護職員等処遇改善加算を算定している場合には、処遇改善計画書や実績報告書に加え、実際の賃金改善の状況を確認できる給与関係資料なども整理しておくとよいでしょう。

また、処遇改善加算は、算定する区分に応じて月額賃金改善要件、キャリアパス要件、職場環境等要件などが定められています。計画書を作成した時点だけではなく、実際の運用が要件に沿っているかを確認することが大切です。

そのほかの加算についても、現在算定しているものを一覧にし、それぞれの算定要件と、それを確認できる記録がそろっているか見直しておきましょう。

 

虐待防止や身体拘束等の適正化も確認する

障害福祉サービス事業所では、虐待防止や身体拘束等の適正化についても、必要な体制を整えることが求められています。

運営指導に備える際には、委員会を開催しているか、必要な研修を行っているか、担当者を定めているか、開催したことが分かる記録が残っているかなどを確認しましょう。

また、事故対応や苦情対応、秘密保持、非常災害対策、感染症対策、業務継続計画などについても、事業所の運営上必要となる事項です。

「以前作ったから大丈夫」ではなく、現在の事業所の体制に合った内容になっているか、必要な研修や訓練を実施しているかまで確認することが大切です。

 

運営規程や重要事項説明書は現在の内容と合っている？

運営指導前には、運営規程や重要事項説明書の内容も確認しておきましょう。

開設時に作ったものを、そのまま使い続けている事業所も少なくありません。

しかし、職員配置や営業日、営業時間、通常の事業の実施地域などが変更されていれば、実際の運営と書類の内容がずれていることがあります。

変更内容によっては、行政への変更届が必要となる場合もあります。

運営規程、重要事項説明書、実際の事業所運営、行政へ提出している届出の内容に食い違いがないかを、一度まとめて確認しておくとよいでしょう。

 

不足しているものがないか全体を確認する

運営指導の準備を進めていると、「この記録が見当たらない」「この届出は提出しただろうか」といった点が見つかることがあります。

その場合は、まず現在の状況を整理しましょう。

書類そのものが不足しているのか、記録はあるものの保管場所が分からないのか、届出が必要な変更が発生していたのかによって、確認する内容は変わります。

運営指導をきっかけに、事業所内の書類の管理方法や記録の残し方を見直しておくことも大切です。

今後も継続して必要となる研修や委員会、各種記録については、年間のスケジュールに落とし込んでおくと管理しやすくなります。

 

当日すぐに資料を出せるよう整理しておく

運営指導当日は、担当者から質問を受けながら書類を提示することになります。

そのため、必要な書類をすぐに出せる状態にしておくと、当日の対応がスムーズです。

例えば、人員関係、個別支援計画、請求・加算関係、虐待防止・身体拘束、研修・委員会、事故・苦情、感染症対策、BCPなど、内容ごとに整理しておく方法があります。

電子データで管理している場合も同様です。

「担当者しか保存場所が分からない」という状態では、当日必要な資料をすぐ提示できない可能性があります。

運営指導に対応する予定の職員間で、どの資料をどこに保管しているのか共有しておきましょう。

 

運営指導で指摘を受けたら？

運営指導では、その場で確認事項や注意点について説明を受けることがあります。また、後日、指導結果が文書で通知されることもあります。

改善を求められた場合には、まず指摘内容と対応期限を確認しましょう。

内容によっては、改善状況をまとめた報告書の提出を求められることもあります。

また、報酬や加算の算定に誤りがあった場合には、請求内容の修正や返還が必要になることがあります。

どの期間が対象となるのか、どのような対応が必要なのかは、指導内容を確認しながら進めることが大切です。

指摘事項への対応が終わった後は、同じことを繰り返さないよう、事業所内の運用や確認方法も見直しておきましょう。

運営指導は、指摘された部分だけをその場で直して終わりではなく、今後の事業所運営を整えるきっかけとして活かすことも大切です。

 

運営指導の準備は、普段の運営を見直す機会でもある

運営指導の通知が届いてから、人員配置、個別支援計画、加算、研修、委員会、各種届出を一から確認するとなると、大きな負担になります。

一方で、普段から必要な記録を残し、変更があれば届出の必要性を確認し、加算の要件も定期的に確認していれば、運営指導前に慌てる場面は少なくなります。

これは、新規指定申請の段階でも同じです。

新規指定申請では、どうしても「指定を受けること」に意識が向きがちですが、本当の事業所運営は指定を受けた後から始まります。

人員基準を守ること、個別支援計画を適切に作成すること、研修や委員会を実施すること、必要な届出を行うことなど、指定後も継続して対応しなければなりません。

新規指定の段階から指定後の運営まで考えて準備しておくことが、結果として将来の運営指導への備えにもつながります。

 

障害福祉サービスの運営や新規指定申請でお困りの方へ

おばた行政書士事務所では、障害福祉サービス事業所の新規指定申請をはじめ、指定後の変更届や体制届など、各種手続のサポートを行っています。

「運営指導の通知が届いたけれど、どこから確認すればよいか分からない」

「変更届や体制届をきちんと提出できているか不安」

「新規指定申請だけでなく、指定後の運営も相談したい」

このような場合には、お気軽にお問い合わせください。

また、指定後も継続して事業所を運営していく中では、人員変更や加算、各種届出など、さまざまな手続が発生します。

おばた行政書士事務所では、継続的に事業所運営をサポートする顧問契約も承っています。

運営指導の直前だけ対応するのではなく、日頃から必要な手続や記録を整えておくことが、運営指導に慌てないための一番の準備です。

 

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