障害福祉サービス事業所を運営していると、職員の退職や休職などによって、予定していた人員を確保できなくなることがあります。

「職員が1人辞めたら人員基準違反になるの？」「人員が不足すると報酬が減算される？」「行政への届出は必要？」といった疑問を持つ事業者もいらっしゃるのではないでしょうか。

障害福祉サービスには、サービスの種類ごとに必要な職員の配置基準が設けられています。

基準を満たさなくなった場合には、報酬の減算や行政による指導につながる可能性があるため、早めの確認が必要です。

今回は、障害福祉サービスの人員基準を下回った場合の影響や、人員欠如減算の仕組み、事業者が確認しておきたい対応について解説します。

 

障害福祉サービスの人員基準とは？

障害福祉サービス事業所には、利用者に適切なサービスを提供するため、必要な職員の配置が求められています。

人員基準は、障害者総合支援法に基づく指定基準などで定められており、サービスの種類によって必要な職種や人数が異なります。

例えば、就労継続支援A型・B型では、職業指導員、生活支援員、サービス管理責任者などの配置が必要です。

共同生活援助（グループホーム）では、サービス管理責任者や世話人、生活支援員などについて、サービスの類型や利用者の状況に応じた配置基準が設けられています。

また、人員基準は単に職員の人数を確保すればよいというものではありません。職種によっては、常勤換算による計算や、常勤・専従といった勤務形態の要件もあります。

そのため、必要な人数の職員が在籍していても、勤務時間や兼務の状況によっては基準を満たさない場合があります。

 

職員が1人退職したら、すぐに人員基準違反になる？

職員が退職したからといって、必ずしも人員基準を下回るわけではありません。

まずは退職後の人員配置を確認し、必要な職員数を確保できているか判断する必要があります。

例えば、常勤換算で職員数を計算する場合には、残っている職員の勤務時間を確認し、必要な人数を満たしているか計算します。

一方、サービス管理責任者が退職した場合には、ほかの職員が在籍していても、その職員を代わりに配置できるとは限りません。

サービス管理責任者には、所定の実務経験や研修の修了などの要件があるためです。

また、退職だけでなく、勤務時間の短縮や長期間の休職によって人員基準を下回ることもあります。

人員配置を確認する際には、勤務形態一覧表や勤務実績などをもとに、実際の配置状況を把握することが大切です。

 

人員基準を下回ると報酬は減算される？

人員基準を満たしていない場合、サービスの種類や不足している職種などによって、人員欠如減算が適用されることがあります。

人員欠如減算とは、必要な職員配置を満たしていない場合に、障害福祉サービス報酬を減額する仕組みです。

対象となるサービスでは、人員が不足している職種や減算の継続期間などに応じて、基本報酬について所定単位数の70％または50％を算定する取扱いがあります。

例えば、対象となる生活支援員や職業指導員などが不足した場合には、次のように区分されています。

減算が適用される月から3か月未満：所定単位数の70％ 減算が適用される月から連続して3か月以上：所定単位数の50％

サービス管理責任者が不足した場合には、次のようになります。

減算が適用される月から5か月未満：所定単位数の70％ 減算が適用される月から連続して5か月以上：所定単位数の50％

なお、ここでいう所定単位数は各種加算が行われる前の単位数であり、加算を含めた報酬全体に一律に減算率を掛けるものではありません。

また、人員欠如減算の対象となるサービスや職種、具体的な算定方法は一律ではありません。実際の報酬算定にあたっては、該当するサービスの報酬算定基準を確認する必要があります。

 

人員欠如減算はいつから適用される？

人員基準を下回った場合でも、必ずしもその月から減算が始まるわけではありません。

厚生労働省の通知では、対象となる生活支援員や職業指導員などについて、必要な人数からどの程度不足しているかによって、減算開始時期が区分されています。

必要な人数から1割を超えて減少した場合

原則として、人員欠如が発生した月の翌月から減算が適用されます。

必要な人数から1割の範囲内で減少した場合

原則として、人員欠如が発生した月の翌々月から減算が適用されます。

ただし、人員欠如が発生した月の翌月末までに基準を満たした場合には、減算の対象となりません。

サービス管理責任者が不足した場合

サービス管理責任者の人員欠如については、原則として人員欠如が発生した月の翌々月から減算が適用されます。

こちらも、翌月末までに人員基準を満たした場合は除かれます。

なお、これらは一般的な取扱いであり、サービスの類型や欠如の内容によって異なる規定が適用される場合があります。

人員基準を満たしていない状態と、報酬の減算が始まる時期は別の問題です。減算の開始まで期間があるからといって、その間は人員基準を守らなくてもよいということではありません。

 

令和8年度からの人員欠如減算の特例とは？

令和8年5月28日付の厚生労働省通知により、突発的で予測が困難な事情によって人員不足が発生した場合について、一定の条件のもとで人員欠如減算を猶予する特例的な取扱いが設けられました。

例えば、職員本人や家族の急な体調不良などによって1か月を超える不在が見込まれる場合や、職員の自己都合による急な退職が複数重なった場合などが想定されています。

この特例では、対象となる職員について、人員基準上必要な人数から1割の範囲内で減少した場合で、職員確保に向けた取組などの所定の要件をすべて満たしたときに、1年に1回に限り、人員欠如が発生した月の翌々月まで減算の適用が猶予されます。

一方、対象となる直接支援職員などが必要な人数から1割を超えて減少した場合には、この特例の対象となりません。

また、特例を受けるには、ハローワークや無料職業紹介事業などを活用して職員確保に取り組むことや、残っている職員に過度な負担がかからないよう適切な労働時間管理を行うことなどが求められます。

さらに、職員確保に向けた取組と、一時的に職員を確保できないやむを得ない事情について、所定の様式に記載し、人員欠如が発生した月の翌月までに速やかに指定権者へ報告する必要があります。報告には、その時点で有効な求人票の写しを添付することとされています。

職員が退職したという理由だけで、自動的に減算が猶予されるわけではありません。特例の対象となる職種や適用条件を確認し、必要な手続きを行うことが重要です。

 

人員基準を下回ったときに確認したい対応

1．勤務形態一覧表などで配置状況を確認する

最初に行いたいのは、現在の人員配置の確認です。

退職した職員の職種や勤務時間、残っている職員の勤務体制などを整理し、必要な人員を確保できているか確認します。

常勤換算が必要な職種については、勤務形態一覧表などを用いて計算します。

また、休暇や欠勤については、職員の勤務形態や欠勤期間などによって、常勤換算上の取扱いが異なる場合があります。

職員の在籍人数だけで判断せず、実際の勤務状況を確認することが大切です。

2．変更届や報酬に関する届出を確認する

職員の退職や配置変更があった場合には、変更届や報酬算定に関する届出が必要になることがあります。

静岡県が指定権者となる障害福祉サービス事業所では、変更届の提出期限は原則として変更後10日以内とされています。

ただし、職員が1人退職したからといって、必ず変更届が必要になるわけではありません。

管理者やサービス管理責任者の変更、運営規程の変更など、届出の対象となる事項を確認する必要があります。

また、人員欠如減算の対象となる場合には、報酬算定に関する体制届についても確認が必要です。

静岡県では、各種加算届について、算定単位数が増加する場合は原則として毎月15日までの届出により翌月から適用される取扱いとなっています。

一方、加算が終了する場合などは、変更・終了後、速やかに届け出ることとされています。

人員欠如減算に関する届出については、加算を新たに取得する場合と同じ期限で判断せず、該当する手続きや提出時期を確認しましょう。

なお、静岡市や浜松市に所在する事業所、特定相談支援事業所などは指定権者が異なります。届出先や提出方法については、それぞれの指定権者の案内を確認してください。

3．必要な職員を確保する

人員基準を下回っている場合には、基準を満たすための対応を進める必要があります。

新たな職員の採用のほか、既存職員の勤務体制の見直しなども考えられます。

ただし、ほかの職員の勤務時間を増やしたり、兼務させたりすれば、必ず人員基準を満たせるというわけではありません。

職種によっては、兼務の可否や常勤・専従の要件が定められているためです。

また、人員不足を補うために残っている職員へ過度な負担をかけることは避けなければなりません。

必要な職員を確保することが難しい場合には、利用定員の見直しや事業の休止などを含め、指定権者と相談しながら対応を検討することになります。

 

人員基準を満たさない状態が続いたらどうなる？

人員基準を満たしていない状態が続いた場合には、行政による指導の対象となる可能性があります。

厚生労働省の通知では、著しい人員欠如が継続する場合、従業者の増員や利用定員の見直し、事業の休止などを指導することとされています。

さらに、指導に従わない場合には、特別な事情がある場合を除き、指定取消しを検討するものとされています。

静岡県の集団指導資料でも、人員基準を満たしていない事例が運営指導で確認されていることが示されています。

人員基準を満たしていない場合には、報酬の減算につながる場合と、減算にならない場合があります。しかし、減算の対象にならなければ問題ないというわけではありません。

また、本来適用すべき減算を行わずに報酬を請求していた場合には、請求内容の確認や過誤調整、返還などが必要になる可能性があります。

 

人員不足が解消したら減算も終了する？

不足していた職員を補充し、人員基準を満たすようになった場合でも、減算がその時点ですぐに終了するとは限りません。

人員欠如減算は、原則として人員欠如が解消された月まで適用されます。

そのため、職員を補充した場合には、人員基準を満たした時期を確認し、減算の終了時期や必要な届出についても確認する必要があります。

また、新たに採用した職員について、必要な資格や研修の修了状況、実務経験、勤務時間などを確認することも大切です。

採用が決まっただけで安心せず、実際に必要な配置要件を満たしているか、勤務実績などをもとに確認しましょう。

 

人員基準を下回らないために普段からできること

職員の退職や休職を完全に防ぐことは難しいため、日頃から人員配置の状況を把握しておくことが大切です。

特に、常勤換算で職員数を計算する場合には、毎月の勤務予定と勤務実績を確認し、必要な人数を確保できているか確認する必要があります。

また、指定基準として必要な人員配置と、加算の算定に必要な人員配置は必ずしも同じではありません。

指定基準を満たしていても、職員の退職や勤務時間の変更によって、加算の要件を満たさなくなることがあります。

職員の配置に変更があった場合には、人員基準だけでなく、現在算定している加算への影響についても確認しておきましょう。

 

これから障害福祉サービス事業所を開設する場合は？

人員基準は、すでに事業所を運営している場合だけでなく、これから開設する場合にも重要な確認事項です。

障害福祉サービスの新規指定申請では、サービスの種類に応じた職員配置や勤務体制を整え、必要な書類を提出することになります。

例えば、就労継続支援B型事業所を開設する場合には、職業指導員、生活支援員、サービス管理責任者などの配置が必要です。

採用予定の職員がいても、勤務日数や勤務時間、資格・実務経験などによって、必要な人員基準を満たせない場合があります。

また、指定を受けた後も継続して基準を満たす必要があるため、開設時だけでなく、その後の運営を見据えた人員配置を考えておくことが大切です。

特に、少人数で事業所を開設する場合には、職員が1人退職しただけでも勤務体制に大きな影響が出る可能性があります。

開設前の段階から、必要な職員数や勤務体制を確認し、無理のない運営体制を検討しておきましょう。

 

まとめ｜人員基準を下回ったら早めに状況を確認しましょう

障害福祉サービスの人員基準を下回った場合には、サービスの種類や不足している職種、欠如の程度などによって、報酬の減算や必要な手続きが異なります。

職員が退職したからといって必ず減算されるわけではありませんが、人員基準を満たしていない状態をそのままにしておくことはできません。

まずは現在の配置状況を把握し、必要な届出や報酬算定への影響を確認することが大切です。

 

おばた行政書士事務所では、静岡県内の障害福祉サービス事業所の新規指定申請や各種変更届、指定後の運営に関する行政手続きをサポートしています。

「これから事業所を開設したいけれど、必要な職員配置が分からない」「職員が退職した場合に、どのような届出が必要なのか確認したい」といったご相談にも対応しています。

また、開設後の各種届出や人員配置、加算の届出など、日々の運営に関する行政手続きを継続的にサポートする顧問契約もご案内しています。

 

 

障害福祉サービスの新規指定申請や、指定後の行政手続きについてお困りの場合は、お気軽にお問い合わせください。

おばた行政書士事務所へのお問い合わせはこちらから

 

 

LINE公式　おばた行政書士事務所