契約書を作成するとき、専門家に依頼するメリットは何でしょうか。

契約書を作るだけなら、自分でもできるのではないかと思う方もいらっしゃるでしょう。

実際、契約書は必ず専門家に作成してもらわなければならないものではありません。

しかし、契約書には、当事者が約束した内容を記載するだけでなく、その約束が実際にどのような場面で適用されるのかを明らかにする役割もあります。

例えば、「必要な費用は負担する」という約束があったとします。

この場合、どのような費用が対象になるのか、負担する金額に上限はあるのか、費用が発生したことをどのように確認するのかによって、約束の具体的な内容は変わってきます。

このように、契約書を作成する際には、一つの言葉についても、どのような意味で使うのかを考える必要があります。

行政書士は、行政書士法第1条の3第1項に基づき、他の法律による制限がない範囲で、契約書などの権利義務に関する書類を作成することができます。

今回は、行政書士に契約書の作成を依頼することで得られるメリットについて、契約条項の具体的な役割に注目して解説します。

 

1．約束した義務の範囲を明らかにできる

契約書の作成では、誰が、何を、どこまで行うのかを明らかにすることが大切です。

例えば、事業者間で備品の設置について契約を結ぶ場合を考えてみましょう。

単に「備品を設置する」と記載しただけでは、備品の搬入まで含むのか、設置後の動作確認も行うのかなどが分からないことがあります。

当事者間で合意しているのであれば、その内容に応じて、実施する作業の範囲を書面に記載することが考えられます。

一方で、実施しない作業が明確になっている場合には、その内容について記載する方法もあります。

民法第521条第2項では、契約の当事者は、法令の制限内において契約内容を自由に決定できるとされています。

当事者間で合意した作業内容や義務の範囲を契約書に具体的に記載しておけば、実際に契約を履行する際にも、何をどこまで行う約束だったのかを確認しやすくなります。

 

2．条件が発生する時点を明確にできる

契約書の中には、ある出来事が発生したことによって、支払いなどの義務が生じる内容があります。

例えば、「商品を引き渡した後に代金を支払う」という約束です。

この場合、商品を引き渡した日をどのように確認するのか、代金は引渡し当日に支払うのか、それとも一定期間内に支払うのかといった事項が考えられます。

また、商品を複数回に分けて引き渡す場合には、すべての商品を引き渡した後に支払うのか、引渡しの都度支払うのかという違いもあります。

民法第412条では、履行期限の定め方によって、債務者が履行遅滞の責任を負う時期が異なることが規定されています。

例えば、代金の支払期限を「11月30日」と定める場合と、「商品の引渡しから30日以内」と定める場合では、期限の決め方が異なります。

契約書を作成する際には、いつまでに義務を履行する必要があるのか、当事者が確認できるように記載することが大切です。

特に、商品の引渡しなどを基準に期限を定める場合には、その基準となる日をどのように確認するのかについても検討しておくとよいでしょう。

 

3．例外的な場合の取り扱いも書面にできる

契約を結ぶときには、通常の取引を想定して条件を決めることが多いと思います。

しかし、実際には、当初の予定とは異なる事情が生じることもあります。

例えば、一定数量の商品を購入する契約で、納入数量を変更できることについて当事者が合意している場合です。

このような場合には、数量の変更が認められる範囲や、変更を申し出る方法などを契約書に記載することが考えられます。

また、商品を受け取る場所を変更できることになっているのであれば、変更の連絡をいつまでに行うのかといった事項も関係するでしょう。

ただし、あらゆる例外を契約書に盛り込む必要があるわけではありません。

契約の内容や当事者の希望によっては、あまり細かく定めず、一定の柔軟性を持たせる方が適切な場合もあります。

大切なのは、通常とは異なる取り扱いについて、当事者間でどこまで合意しているかということです。

民法第91条では、法律行為の当事者が、法令中の公の秩序に関しない規定と異なる意思を表示したときは、その意思に従うことが規定されています。

もっとも、当事者が自由に定められる範囲には、強行規定などによる制限があります。

こうした法令上の制限にも留意しながら、当事者が合意した例外的な取り扱いを契約書に盛り込むことが考えられます。

通常の取引条件だけでなく、あらかじめ想定している例外的な場合についても記載しておけば、契約内容を確認する際に役立つでしょう。

 

4．契約書と見積書などの関係を整理できる

契約に関する情報が、すべて契約書の本文に記載されているとは限りません。

実際の取引では、見積書や仕様書、別紙など、複数の書類を使用することもあります。

例えば、商品の売買契約で、商品の種類や数量、単価などを別紙に記載する場合です。

このような場合には、その別紙がどの契約に関する書類なのかを明らかにしておくことが考えられます。

また、契約書に記載された内容と、別紙に記載された内容が異なっていた場合、どのように取り扱うのかという問題もあります。

契約書の作成にあたっては、本文の条項だけでなく、関連する資料との関係にも目を向ける必要があります。

例えば、契約書で「別紙記載の商品」と定める場合には、どの別紙を指しているのかが分かるようにしておくことが大切です。

別紙が複数存在するのであれば、書類の名称や作成日などによって区別できるようにする方法も考えられます。

契約書の本文だけでなく、見積書や仕様書などの関連資料も確認し、それぞれの書類の関係が分かるように仕上げます。

複数の書類を使用する契約では、どの書類が契約内容を構成するのかを明確にしておくことも大切です。

 

5．契約内容を変更する場合の方法を定められる

契約を締結した後に、当事者間の合意によって契約内容を変更することもあります。

例えば、商品の納入場所を変更したり、契約期間を延長したりする場合です。

このような変更を行う際、どのような方法で合意を確認するのかを、あらかじめ契約書に記載しておくことが考えられます。

例えば、契約内容を変更するときには書面によって合意することや、変更内容を記載した書類を作成することなどです。

もちろん、具体的な契約の内容や適用される法律によって取り扱いは異なりますし、契約書で変更方法を定めれば、それ以外の方法による変更が常に無効になるわけでもありません。

それでも、契約を変更するときの手続きをあらかじめ定めておけば、当事者が変更内容を確認する際の参考になります。

また、変更前の条件と変更後の条件を区別しやすくなるという利点もあります。

例えば、当初の契約で定めた納入日を変更する場合に、新たな納入日だけでなく、どの契約の、どの事項を変更するのかが分かるようにしておくことが考えられます。

契約締結時の条件だけでなく、将来、当事者間で合意内容を変更する場合の手続きについても、あらかじめ契約書に定めておくことができます。

専門家に依頼するメリットは、契約内容を具体的に表現できること

ここまで紹介したように、契約書の作成では、当事者間で合意した内容を、実際の取引で確認できる文章にすることが重要です。

どの範囲まで義務を負うのか、いつまでに履行するのか、通常とは異なる場合にどう取り扱うのか。

これらは契約の種類や内容によって異なります。

契約書の作成にあたっては、こうした事項を確認しながら、当事者間の合意内容を書面にまとめていきます。

ただし、契約書の作成を専門家に任せたからといって、契約内容のすべてを専門家が決めてくれるわけではありません。

何を約束するのか、どのような条件で契約するのかは、基本的に当事者が決定する事項です。

行政書士は、その合意内容をもとに、権利義務に関する書類の作成を行います。

また、専門家が作成した契約書であっても、将来の紛争を完全に防止できるものではありません。

契約書の作成を依頼する際には、専門家による書面作成の役割を理解したうえで、完成した内容をご自身でも確認することが大切です。

 

行政書士に契約書を作成してもらう場合の注意点

行政書士は、行政書士法第1条の3第1項により、権利義務に関する書類の作成を業務としています。

また、同法第1条の4第1項第4号では、行政書士が作成できる書類について、その作成に関する相談に応じることも認められています。

そのため、これから契約を締結するために、当事者間で合意した内容を契約書にまとめたい場合などには、行政書士への依頼が考えられます。

一方で、行政書士の業務には法律上の制限があります。

例えば、契約相手との間ですでに紛争が生じており、法律上の交渉や紛争の解決を依頼したい場合には、弁護士に相談することが適切です。

また、契約を締結する前であっても、行政書士があらゆる法律上の交渉を代行できるわけではありません。

契約書の作成を依頼する際には、書面の作成を希望しているのか、それとも相手方との交渉や法律問題の解決を希望しているのかを区別しておきましょう。

契約書の作成はおばた行政書士事務所へご相談ください

契約書を作成する際には、当事者間で合意した内容を、具体的な文章にすることが大切です。

例えば、契約の対象や義務の範囲、履行期限、関連資料の取り扱いなどは、実際の契約内容に応じて記載方法を検討する必要があります。

おばた行政書士事務所では、契約書の作成に関するご相談を承っております。

「契約条件は決まっているけれど、契約書としてどのように記載すればよいか分からない」

「見積書や別紙の内容も含めて、契約書を作成してほしい」

「これから契約を締結するので、専門家に書面の作成をお願いしたい」

このような場合には、ぜひご相談ください。

ご依頼の内容をお伺いし、行政書士として対応できる範囲で、契約書の作成をお手伝いいたします。

 

 

契約書の作成に関するご相談は、静岡県東部のおばた行政書士事務所までお問い合わせください。

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