「取引先から覚書を取り交わしたいと言われたけれど、契約書とは何が違うの？」

「新しく契約書を作るべきか、覚書だけでよいのか分からない」

仕事や取引に関する約束を書面にするとき、このような疑問をお持ちになる方もいらっしゃるのではないでしょうか。

契約書と覚書は、どちらも当事者間の合意内容を記載するために使用される書面です。

ただし、実際の取引では、それぞれ異なる目的で使われることもあります。

結論からいうと、契約書と覚書は、書面の名称だけで法的効力に違いが生じるものではありません。

大切なのは、何について合意するのか、すでに契約が存在しているのか、どのような内容を書面に残す必要があるのかという点です。

今回は、契約書と覚書の違いや使い分け、作成するときの注意点について解説します。

 

契約書と覚書の違いとは？

まず、契約書と覚書がどのような書面なのかを確認してみましょう。

契約書とは？

契約書とは、当事者間で合意した契約内容を記載した書面です。

例えば、業務を依頼する側と引き受ける側が、業務内容や報酬、契約期間などについて合意した場合、その内容を業務委託契約書としてまとめることがあります。

民法第522条第1項では、契約は申込みに対して相手方が承諾したときに成立すると定められています。

また、同条第2項では、法令に特別の定めがある場合を除き、契約の成立に書面の作成などの方式を必要としないことが定められています。

つまり、一般的には、契約書を作成すること自体が契約の成立要件になるわけではありません。

契約書は、当事者がどのような内容について合意したのかを書面として明らかにする役割を持っています。

覚書とは？

覚書とは、一般的に、当事者間で合意した事項や確認した事項などを記載した書面です。

すでに締結している契約の内容を変更したり、契約書に記載されていない事項を追加したりするときに利用されることがあります。

例えば、契約期間を延長する場合や、業務の内容を一部変更する場合などです。

また、新しく取引を開始する際に、合意した内容を覚書としてまとめることもあります。

覚書は、必ずしも既存の契約を変更するときだけに使用するものではありません。

そのため、覚書という名称であっても、記載されている内容によっては、契約書と同じように当事者間の権利義務を定める書面になります。

契約書と覚書では法的効力が違う？

「契約書よりも覚書の方が法的効力は弱いのでは？」

このように思われる方もいらっしゃるかもしれません。

しかし、契約書と覚書は、名称だけで法的効力に優劣が生じるわけではありません。

民法第521条第2項では、契約の当事者は、法令の制限内において契約内容を自由に決定できるとされています。

したがって、書面の名称が「覚書」であっても、当事者が法的な権利義務を生じさせる内容について合意している場合、その合意には法的な効力が生じ得ます。

反対に、「契約書」という名称が付いていれば、記載内容のすべてが当然に有効になるというわけでもありません。

法令に違反する内容が含まれている場合などには、その効力が問題になることがあります。

重要なのは書面の名称ではなく、当事者が何について合意し、その内容が法律上どのように評価されるかという点です。

そのため、取引先から「覚書だから簡単な確認書類のようなものです」と説明された場合でも、内容を十分に確認する必要があります。

 

契約書と覚書はどちらを作ればいい？

それでは、実際に書面を作成するとき、契約書と覚書のどちらを選べばよいのでしょうか。

法律上、すべての取引について、契約書と覚書のどちらかを使用しなければならないという一般的な決まりがあるわけではありません。

そのため、書面を作成する目的に応じて判断することになります。

新しく取引を始める場合

新しく取引を開始し、当事者間の権利義務を定める場合には、契約書として作成する方法が考えられます。

例えば、継続的に業務を委託する場合には、業務の範囲や報酬、契約期間など、複数の事項について合意する必要があるでしょう。

このような場合には、一つの契約書に必要な事項をまとめることで、取引の全体像を確認しやすくなります。

もっとも、覚書という名称で必要な合意内容を定めることも可能です。

ただし、書面の名称にかかわらず、契約内容が十分に明確になっていることが重要です。

すでにある契約を変更する場合

すでに契約書を取り交わしており、その一部を変更したい場合には、覚書を作成する方法があります。

例えば、次のようなケースです。

• 契約期間を延長する
• 報酬額を変更する
• 業務の一部を追加する
• 納品日や支払日を変更する

このような場合、変更する内容を覚書に記載し、当事者双方で合意することが考えられます。

ただし、既存の契約書に変更方法についての定めがある場合には、その内容も確認する必要があります。

また、変更する事項が多い場合には、覚書を追加するよりも、契約書全体を見直して新たな書面を作成した方が分かりやすいこともあります。

契約書に記載されていない事項を追加する場合

契約を締結した後に、新しく決めなければならない事項が生じることもあります。

例えば、当初は予定していなかった業務を追加する場合です。

このような場合には、既存の契約書を残したまま、追加事項について覚書を作成する方法が考えられます。

ただし、追加する内容が既存の契約条項と矛盾していないか、確認することが大切です。

 

覚書で契約内容を変更するときの注意点

覚書を使用して契約内容を変更する場合には、いくつか注意したい点があります。

① どの契約書を変更するのか明確にする

まず、変更の対象となる契約書を明確にする必要があります。

例えば、同じ取引先と複数の契約を締結している場合、単に「契約期間を延長する」と記載するだけでは、どの契約を変更するのか分からない可能性があります。

そのため、元の契約書の名称や締結日などを記載し、変更対象を特定できるようにすることが考えられます。

② 変更前と変更後の内容を明確にする

覚書を作成するときには、何をどのように変更するのかを明確にすることが重要です。

例えば、契約期間を変更する場合です。

単に「契約期間を延長する」と記載するのではなく、変更後の契約終了日を具体的に定める方法があります。

また、既存の契約書の条項を変更する場合には、どの条項を変更するのかを示すことも考えられます。

変更内容が曖昧なままでは、後になって当事者間で認識が異なる可能性があります。

③ 変更の効力が生じる時期を明確にする

契約内容を変更するときには、いつから変更後の内容が適用されるのかも重要です。

例えば、報酬額を変更する場合、覚書の締結日から変更するのか、翌月から変更するのかによって、支払う金額が異なることがあります。

そのため、必要に応じて変更の効力が生じる日を記載することが考えられます。

特に、すでに業務が進んでいる場合には、変更前の条件と変更後の条件がそれぞれどの期間に適用されるのかを確認することが大切です。

④ 変更しない部分の取扱いを確認する

覚書では、既存の契約書の一部だけを変更することがあります。

この場合、変更する部分だけでなく、変更しない部分をどのように取り扱うのかも確認しておきたいところです。

例えば、既存の契約書のうち、覚書によって変更した事項以外は引き続き従前の定めによることを明記する方法が考えられます。

こうした記載によって、元の契約書と覚書の関係を整理しやすくなります。

 

覚書を何度も作成している場合はどうする？

継続的な取引では、契約内容を変更するたびに覚書を作成することがあります。

例えば、最初に業務委託契約書を締結し、その後、契約期間の延長、報酬額の変更、業務内容の追加について、それぞれ覚書を作成する場合です。

このような場合、元の契約書だけを確認しても、現在の契約内容を正確に把握できないことがあります。

また、複数の覚書で同じ条項を変更している場合には、どの内容が現在適用されているのか確認する必要があります。

このときに注意したいのが、後から作成した覚書が、常にそれ以前の契約内容すべてに優先するわけではないという点です。

それぞれの書面が対象としている事項や合意内容を確認し、契約全体としてどのような取り決めになっているのかを判断する必要があります。

覚書が増えて契約内容を把握しにくくなっている場合には、これまでの変更事項を整理し、契約書を改めて作成する方法も考えられます。

覚書だけを取り交わす場合に確認したいこと

取引先から契約書ではなく覚書の作成を求められる場合もあるでしょう。

その場合には、まず、その覚書が何を目的としているのかを確認することが大切です。

例えば、単に打合せで確認した事項を記録するものなのか、それとも当事者間で新たな義務を定めるものなのかによって、書面の意味は異なります。

特に、次のような点を確認しておきたいところです。

記載内容は、すでに合意した事項を確認するものなのか、新たな合意をするものなのか 新たな権利義務を定める内容が含まれているか 既存の契約内容を変更するものなのか 記載された取り決めは、いつから適用されるのか

覚書という名称だからといって、必ずしも法的な拘束力が弱いわけではありません。

また、覚書が短い書面だからといって、内容の重要性まで小さいとは限りません。

書面の分量や名称だけで判断せず、記載された内容を確認することが重要です。

 

契約書や覚書の作成は行政書士に相談できる？

契約書と覚書のどちらを作成すればよいのか、判断に迷うこともあるのではないでしょうか。

行政書士法第1条の3では、行政書士は、他人の依頼を受け、報酬を得て、権利義務に関する書類などを作成することを業務としています。

契約書や覚書も、権利義務に関する書類として行政書士が作成できる場合があります。ただし、他の法律によって業務が制限されるものは除かれます。

例えば、次のようなご相談が考えられます。

新しい取引について契約書を作成したい 既存の契約内容を変更するための覚書を作成したい 契約書に記載されていない事項を追加したい 複数の覚書で変更した内容を整理し、契約書を作り直したい

契約書と覚書のどちらを使用する場合でも、当事者間で合意した内容を書面に適切に反映することが大切です。

なお、すでに紛争が生じている案件や、相手方との法律上の交渉などについては、弁護士による対応が必要になる場合があります。

 

まとめ｜契約書と覚書は目的に応じて使い分ける

契約書と覚書は、どちらも当事者間の合意内容を記載するための書面であり、名称だけで法的効力に違いが生じるものではありません。

新しく取引を開始するときには契約書、既存の契約内容を一部変更するときには覚書という使い分けが考えられますが、必ずそのようにしなければならないわけではありません。

重要なのは、何について合意したのか、その内容が書面から明確に読み取れるようになっているかという点です。

また、すでに契約書がある場合には、新しく作成する覚書との関係についても確認する必要があります。

「契約書と覚書のどちらを作ればよいのか分からない」

「今ある契約書の一部を変更したい」

「何度も覚書を作成しているため、契約内容を整理したい」

このようなお悩みがございましたら、まずはお気軽にお問い合わせください。

 

当事務所では、お伺いした契約内容や取引状況を踏まえ、行政書士として対応できる範囲で、契約書の作成をお手伝いいたします。

契約書の作成に関するご相談は、静岡県東部のおばた行政書士事務所までお問い合わせください。

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