サービス管理責任者の退職や異動が決まると、まず気になるのが「次のサビ管をどうするか」ではないでしょうか。

ただ、後任者が決まればそれで終わりではありません。

新しいサービス管理責任者が要件を満たしているかを確認し、指定権者へ変更届を提出する必要があります。場合によっては、勤務体制や加算への影響もあわせて確認しなければなりません。

特に退職日が迫ってから確認を始めると、実務経験証明書や研修修了証などの準備に時間がかかることもあります。

この記事では、静岡県の障害福祉サービス事業所を例に、サビ管が変更になった場合の届出や必要書類、注意したいポイントについて解説します。

 

サービス管理責任者の変更は「変更届」の対象

障害福祉サービス事業所について、指定を受けた内容に変更が生じた場合には、変更内容に応じて指定権者へ届出を行う必要があります。

厚生労働省の資料でも、変更届の対象となる事項の例として、サービス管理責任者の氏名や住所などが挙げられています。

静岡県でも、障害福祉サービス事業所の変更届に関する様式が公開されており、サビ管の変更について必要書類が定められています。

つまり、前任のサビ管が退職し、新しいサビ管を配置した場合などには、忘れずに変更届を提出する必要があります。

 

変更届はいつまでに提出する？

変更届は、原則として変更があった日から10日以内に提出します。

厚生労働省の資料では、指定障害福祉サービス事業者等について、指定に関する一定の事項に変更があった場合には、変更後10日以内に変更を届け出ることとされています。

静岡県の案内でも、変更があった場合には10日以内の届出が必要とされています。

たとえば、3月31日まで前任者がサビ管として勤務し、4月1日から新しいサビ管へ交代したという場合には、4月1日の変更を基準として手続きを進めることになります。

「退職した人の手続きだから後からでも大丈夫」と考えず、交代が決まった段階から書類を準備しておくことが大切です。

サビ管変更時に必要となる主な書類

では、実際にサービス管理責任者を変更するときには、どのような書類が必要になるのでしょうか。

主な必要書類は、次の図のとおりです。

静岡県の障害福祉サービス事業者向け資料では、変更届のほか、勤務形態一覧表、サービス管理責任者の経歴書、雇用契約書や辞令等の写し、実務経験証明書または実務経験見込証明書、研修修了証の写しなどが必要書類として示されています。

また、静岡県のホームページでは、変更届、参考様式、勤務形態一覧表、遅延理由書などを確認・ダウンロードできます。

もっとも、必要書類は変更内容やサービス種別によって異なる場合があります。前回の取扱いだけで判断せず、提出前に最新の様式と必要書類を確認しておきましょう。

新しいサビ管が要件を満たしているか確認する

サビ管の変更手続きで特に注意したいのが、新しく配置する人が、サービス管理責任者として必要な要件を満たしているかという点です。

単に事業所での勤務経験が長ければ、誰でもサビ管になれるわけではありません。

サービス管理責任者になるためには、一定の実務経験に加えて、所定の研修を修了していることなどが必要です。

現在の研修体系では、基礎研修、実践研修、更新研修などが設けられています。静岡県でも、それぞれの研修について実施要項や申込方法が公開されています。

また、実践研修を受講するまでに必要なOJTについては、原則として基礎研修修了後2年以上とされている一方、一定の要件を満たした場合には6か月以上とする取扱いがあります。

そのため、「基礎研修は終わっているからサビ管にできる」とは限りません。

実務経験、研修の受講状況、OJTの期間などを確認し、その方が実際にサビ管として配置できる状態なのかを確認しておく必要があります。

 

「研修修了証がある＝要件を満たしている」とは限らない

サビ管変更のご相談で注意したいのが、研修修了証だけを確認して判断してしまうケースです。

サービス管理責任者の要件は、研修だけで決まるものではありません。

これまでどのような業務に従事していたのか、その期間を実務経験として算入できるのかなども確認する必要があります。

そのため、変更届を作成するときには、「研修を修了しているか」だけではなく、「必要な実務経験を満たしているか」まで確認することが重要です。

静岡県がサビ管変更時の添付書類として実務経験証明書や研修修了証の写しを求めているのも、その要件を確認するためです。

 

サビ管変更で勤務形態一覧表も確認する

サビ管を変更すると、勤務形態一覧表の内容も変わります。

勤務形態一覧表には、職員ごとの勤務時間や職種、常勤・非常勤などの勤務状況を記載します。

サビ管を変更する場合には、新しいサビ管を反映させるだけでなく、変更後も事業所全体として必要な人員配置を満たしているかを確認しておくことが大切です。

特に、

・管理者とサビ管を兼務する ・他の職種と兼務する ・複数の事業所やサービスを兼務する

といったケースでは、勤務時間や配置状況について慎重な確認が必要になります。

「サビ管としての資格要件を満たしているから大丈夫」というだけではなく、実際の勤務体制まで含めて考える必要があります。

 

サビ管が退職する場合は早めに確認を

サビ管の変更で慌てやすいのが、突然の退職です。

サビ管は障害福祉サービス事業所における重要な人員配置の一つです。

前任者の退職後に、「次のサビ管候補者が要件を満たしていなかった」ということになれば、事業所運営にも影響が出る可能性があります。

そのため、退職日が決まっているのであれば、できるだけ早い段階で後任者について確認しておくことをおすすめします。

確認したいのは、単に「後任者がいるか」だけではありません。

実務経験は足りているのか、必要な研修を修了しているのか、更新研修の受講状況はどうなっているのか、変更後の勤務体制に問題はないのかなど、複数の確認が必要です。

 

加算や体制届への影響も確認する

サビ管を変更するときには、変更届だけ確認して終わりとは限りません。

職員の配置状況が変わることによって、現在算定している加算などに影響が出る場合があります。

その場合には、変更届とは別に体制届についても確認する必要があります。

静岡県では、加算関係の手続きについて、体制届出書、体制等状況一覧表、加算別紙、勤務形態一覧表、提出チェック表などが公開されています。

サビ管の交代そのものと、加算の変更は別の手続きです。

そのため、

①サビ管変更に伴う変更届 ②加算や人員配置への影響 ③必要に応じた体制届

 

と分けて確認すると分かりやすいでしょう。

 

サービス管理責任者の変更は事前準備が大切

サービス管理責任者を交代するときは、変更届の提出に加えて、後任者の実務経験や研修の修了状況、変更後の勤務体制なども確認します。

必要に応じて経歴書や実務経験証明書などを準備し、現在算定している加算への影響がないかも確認しておきましょう。

特に退職日が決まっている場合は、後任者を配置できるかどうかを早めに確認しておくと、その後の届出も進めやすくなります。

サビ管の変更届でお困りの場合はご相談ください

「サビ管が退職することになったけれど、何を提出すればよいのか分からない」

「後任者がサビ管の要件を満たしているのか確認したい」

「変更届だけでよいのか、体制届も必要なのか分からない」

といった場合には、お気軽にご相談ください。

サビ管の変更は、届出書を作成するだけでなく、実務経験や研修の状況、人員配置なども確認しながら進める必要があります。

変更が決まった段階で早めに確認しておくと、その後の手続きも進めやすくなります。

また、継続的な届出や加算関係の手続きについては、顧問契約でのサポートも承っております。

障害福祉サービス事業所では、サビ管の変更以外にも、職員体制の変更、運営規程の変更、加算の変更など、運営開始後もさまざまな届出が発生します。

「変更があったけれど、届出が必要なのか分からない」という段階からご相談いただけます。

 

おばた行政書士事務所では、障害福祉サービス事業所の変更届や体制届などの手続きをサポートしています。

 

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